Déclaration de protection des données
1. Introduction
L'Institut International Notre-Dame du Lac (ci-après : l’« Institut ») est une association de droit suisse sise chemin Notre-Dame-du-Lac 5, 1223 Cologny ayant pour but de promouvoir l’éducation des enfants de la communauté locale et internationale dans le respect des valeurs catholiques.
Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’Institut collecte et traite des données personnelles, en particulier celles qui concernent les (actuels et anciens) élèves, leurs parents et leurs représentants légaux, les candidats à un emploi, les (anciens et actuels) employés, les personnes qui visitent les sites internet de l’Institut, les participants à des évènements, les destinataires de newsletters, ainsi que d’autres organismes ou leurs personnes de contact et collaborateurs respectifs.
La présente déclaration sur la protection des données – formulée conformément aux exigences de la législation suisse de protection des données, soit notamment la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD ; RS 235.1) et l’ordonnance du conseil fédéral du 31 août 2022 sur la protection des données (OLPD ; RS 235.11), et dans la mesure de son application, du Règlement général du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données – sert à informer les personnes concernées du traitement de leur données.
2. Types de données personnelles traitées et buts des opérations de traitements
L’Institut traite les données nécessaires à l’accomplissement de ses activités, soit offrir une éducation aux enfants de la communauté locale et internationale dans le respect des valeurs catholiques.
Dès lors que la personne concernée entre en contact avec l’Institut d’une manière ou d’une autre, qu’elle navigue sur le site internet www.notre-dame-du-lac.ch ou sur le site internet réservé à ses Alumni www.ndlalumni.ch, l’Institut collecte et traite des données relatives à la personne concernée.
Les données sont traitées aux fins suivantes :
• Données relatives aux élèves de l’Institut et à leurs parents
o l’Institut traite des données personnelles relatives aux élèves actuels ou anciens ;
o les données relatives aux élèves sont traitées dans le but de :
assurer la gestion administrative des inscriptions et du suivi scolaire (notes, évaluations, assiduité, qualité des services) ;
fournir un accompagnement pédagogique adapté aux besoins des élèves ;
organiser et superviser les activités scolaires et extrascolaires ;
permettre la poursuite de l’éducation des élèves dans d’autres établissements scolaires ;
améliorer la qualité des services éducatifs ;
assurer la protection de la personnalité des élèves, soit notamment leur intégrité physique et psychique ;
respecter les obligations légales en matière d’éducation et de protection des mineurs.
o les données de chaque élève sont conservées dans un dossier personnel ;
o le dossier personnel comporte notamment, le nom, prénom, nationalité, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, photographies, notes scolaires et les informations relatives au suivi scolaire de l’élève ;
o le dossier personnel de l’élève comporte également des données personnelles relatives aux parents (ou du représentant légal) de l’élève, telles que les noms, prénoms, adresse(s), adresse(s) électronique(s), numéro(s) de téléphone des parents (ou du représentant légal) ;
o tant les données personnelles relatives à l’élève qu’aux parents traitées par l’Institut peuvent être sensibles. Il s’agit en particulier des données relatives à la santé, aux restrictions alimentaires, aux croyances religieuses et aux évaluations psychologiques de l’élève. Le traitement de données sensibles fait l’objet d’un consentement donné par la personne concernée dans le formulaire spécifiquement établi à cet effet ;
o les parents ou représentants légaux doivent donner ou refuser explicitement leur consentement à l’utilisation des images de leur(s) enfant(s) dans le cadre des activités scolaires ou pour les réseaux sociaux. Ce consentement est collecté à travers un formulaire dédié à chaque année scolaire.
• Données relatives aux employés de l’Institut
o l’Institut traite des données personnelles relatives à ses employés actuels ou anciens ;
o les données relatives aux employés sont traitées dans le but de :
permettre la gestion administrative des contrats de travail, des fiches de salaires et des assurances sociales ;
assurer l’organisation et le suivi des activités professionnelles, y compris la planification des horaires et des absences ;
permettre la gestion des évaluations professionnelles ;
garantir la sécurité au sein de l’Institut ;
garantir la conformité aux règles internes de l’Institut ;
assurer le respect des obligations légales, notamment en matière de droit du travail.
o les données personnelles de chaque employé sont conservées dans un dossier personnel ;
o le dossier personnel comporte notamment, le nom, prénom, nationalité, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, photographie, dossier de candidature, évaluations et autres données relatives à l’activité professionnelle de l’employé ;
o certaines données personnelles figurant au dossier de l’employé peuvent être sensibles. Il s’agit en particulier des données relatives à la santé de l’employé ou à ses antécédents judiciaires. Le traitement de données sensibles fait l’objet d’un consentement donné par la personne concernée dans le formulaire spécifiquement établi à cet effet.
• Candidature à un emploi
o l’Institut traite les données personnelles des candidats à un emploi ;
o ces données sont traitées dans le but d’examiner la candidature, de mener la procédure de sélection et, le cas échéant, de préparer et de conclure le contrat y relatif ;
o sont ainsi traitées les données contenues dans le dossier de candidature, ainsi que toute autre données librement accessibles sur internet, au travers de médias ;
o sont également traitées les données pouvant être recueillies auprès de références ou d’anciens employeurs du candidat lorsque celui-ci donne consentement.
• Données relatives aux Alumni
o l’Institut traite des données personnelles relatives aux anciens élèves et à leurs représentants légaux dans le but :
de créer une communauté des anciens élèves et des parents d’élèves ;
d’établir un annuaire des anciens élèves et des parents d’élèves exclusivement accessible par eux pour favorisant les échanges entre les membres de la communauté ;
d’organiser des évènements auxquelles les anciens élèves et leurs parents sont conviés.
o les données traitées par l’Institut à ces fins sont : prénom, nom, adresse électronique et, si la personne concernée le souhaite, la profession et la nationalité. Aucune donnée sensible n’est traitée.
o l’Institut recueille le consentement des anciens élèves et de leurs parents au traitement de leurs données aux fins susmentionnées en leur adressant un courrier électronique et en leur impartissant un délai pour exprimer ou non leur volonté d’apparaitre dans l’annuaire ;
o en cas d’absence de réponse, l’Institut part du principe que l’ancien élève ou le parent consent au traitement de ses données personnelles.
• Exploitation des sites internet de l’Institut
o pour exploiter ses sites internet de manière sûre et stable, l’Institut collecte des données techniques ;
o l’Institut utilise en outre des cookies et des technologies similaires (cf. infra point 6) ;
o l’Institut collecte des données sur les habitudes des utilisateurs des sites internet et leurs préférences, ceci dans le but d’améliorer en permanence ses sites internet et ses offres numériques.
• Sécurité
o l’Institut collecte et traite des données personnelles afin de garantir et d’améliorer en permanence la sécurité appropriée de son système informatique et de ses autres infrastructures (par exemple les bâtiments de l’Institut) ;
o ceci comprend par exemple la surveillance et le contrôle des accès électroniques aux systèmes informatiques ainsi que des accès physiques aux locaux de l’Institut, les analyses et les tests des infrastructures informatiques de l’Institut, les contrôles des systèmes et des erreurs, ainsi que la création de sauvegardes de sécurité ;
o à des fins de documentation et de sécurité (à titre préventif et pour élucider des incidents), l’Institut tient par ailleurs des registres d’accès ou des listes de visiteurs concernant ses locaux et utilise des systèmes de surveillance (par exemple des caméras de sécurité).
• Données relatives à des tiers
o dans certaines circonstances des données personnelles concernant des tiers – soit toute personne n’entrant pas dans les catégories mentionnées ci-avant – sont communiquées à l’Institut ;
o si la personne concernée communique des données à l’Institut concernant d’autres personnes (par exemple des membres de sa famille), l’Institut part de l’idée qu’elle est autorisé à le faire, que ces données sont correctes et qu’elle a veillé à ce que ces personnes soient informées de cette communication, dans la mesure où une obligation légale d’informer est applicable (p. ex. en portant préalablement à leur connaissance la présente déclaration).
3. Provenance des données traitées et durée du traitement
Les données que l’Institut traite proviennent :
• de la personne concernée : la personne concernée (ou son appareil électronique) communique elle-même la majeure partie des données que l’Institut traite.
Sauf circonstances particulières, la personne concernée n’est pas tenue de communiquer ses données personnelles à l’Institut.
L’Institue traite des données lorsque la personne concernée les lui transmet volontairement par courrier électronique, par lettre, par un formulaire ou lorsqu’elle postule un emploi, accepte une offre d’emploi, inscrit ses enfants à l’Institut ou à l’un des services de l’Institut (restaurant de l’école, transport…).
L’utilisation des sites internet www.notre-dame-du-lac.ch et www.ndlalumni.ch ne sont pas non plus possibles sans traitement de données personnelles.
• de tiers : l’Institut peut également collecter des données à partir de sources accessibles au public ou les obtenir auprès des autorités, d’un ancien employeur ainsi que d’autres tiers.
4. Traitement de données personnelles par des tiers
L’Institut peut recourir à des sous-traitants pour fournir certains services spécifiques. Lorsque ces sous-traitants traitent des données personnelles relatives à la personne concernée, l’Institut veille à ce que les opérations de traitement soient conformes à la législation en matière de protection des données.
L’Institut recourt à un sous-traitant pour notamment :
• l’hébergement et l’exploitation des sites internet ;
• la restauration des élèves et des employés de l’Institut ;
• le transport des élèves ;
• le service médical et paramédical (psychologue, logopédiste) ;
• les services sportifs et parascolaires.
5. Communication des données personnelles à l’étranger
L’Institut traite et stock les données personnelles principalement en Suisse. Toutefois, dans certaines circonstances, il peut également communiquer ou exporter des données personnelles dans d’autres États.
Des données personnelles peuvent être communiquées dans tous les États qui garantissent une protection des données appropriées selon l’appréciation du Préposé fédéral de la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou conformément aux décisions du Conseil fédéral suisse.
Si un destinataire se trouve dans un pays ne disposant pas d’une protection des données adéquate, l’Institut oblige contractuellement le destinataire à respecter un niveau de protection des données suffisant (l’Institut utilise à cet effet les clauses contractuelles types révisées de la Commission européenne, consultables sur https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:32021D0914, y compris les compléments nécessaires pour la Suisse), dans la mesure où ce même destinataire n’est pas déjà soumis à un ensemble de règles reconnues par la loi pour garantir la protection des données.
L’Institut peut également communiquer des données personnelles à un pays ne disposant pas d’une protection adéquate, sans conclure de contrat spécifique, si l’Institut peut s’appuyer sur une disposition d’exception à cet égard. Une telle exception peut notamment s’appliquer en cas d’intérêt public prépondérant, lorsque la personne concernée a donné son consentement ou que l’obtention de celui-ci n’est pas possible dans un délai raisonnable et que la communication est nécessaire pour protéger sa vie ou son intégrité physique, mais aussi celle d’un tiers, ou lorsqu’il s’agit de données que la personne concernée a rendues généralement accessibles et dont la personne concernée n’a pas refusé le traitement.
6. Cookies
En navigant sur les sites internet www.notre-dame-du-lac.ch et www.ndlalumni.ch, la personne concernée accepte l’utilisation de cookies ou de technologies similaires. Un cookie est un petit fichier texte déposé sur son appareil lors de la visite d’un site ou de la consultation d’une publicité. Les cookies ont notamment pour but de collecter des informations relatives à son navigateur sur les sites internet et d’adresser à la personne concernée des services personnalités.
La personne concernée peut configurer son navigateur de manière qu’il refuse, accepte ou supprime automatiquement les cookies. La personne concernée peut également désactiver ou supprimer des cookies au cas par cas.
Ces cookies et (les techniques similaires) sont utilisées pour les besoins de la navigation sur les sites internet de l’Institut mais également pour reconnaître les visiteurs du site, d’évaluer leur comportement et d’identifier leurs préférences.
En règle générale, les données techniques et les cookies que l’Institut collecte ne contiennent pas de données personnelles. Toutefois, celles que l’Institut ou des fournisseurs tiers mandatés au sujet de la personne concernée (par exemple si elle a un compte d’utilisateur chez l’Institut ou ses fournisseurs) peuvent être associées aux données techniques ou aux informations enregistrées dans les cookies et obtenues à partir de ceux-ci, et donc éventuellement être rattachées à la personne concernée.
Les sites internet de l’Institut utilisent les cookies suivants :
• Cookies de fonctionnalités : utilisés à des fins statistiques via Google Analytics.
o Fournisseur : Google Irlande
o Informations sur la protection des données :
https://support.google.com/analytics/answer/6004245
o Informations pour les comptes Google :
https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr
• Cookies de préférence des utilisateurs : utilisés pour enregistrer les préférences des utilisateurs concernant l’utilisation des cookies en général.
o Cookies utilisés : cookies_valid
7. Droits des personnes dont les données sont traitées
La personne concernée dispose de certains droits en relation avec le traitement de données par l’Institut.
Conformément à la législation applicable, la personne concernée peut notamment :
• demander des informations sur le traitement de ses données personnelles ;
• faire corriger les données personnelles qui sont inexactes ;
• demander, dans certaines circonstances, la suppression de données personnelles (droit à l’oubli) ;
• s’opposer, dans certaines circonstances, à un traitement de données personnelles ;
• demander la remise de certaines données personnelles dans un format numérique courant ou leur transfert à d’autres responsables.
Si la personne concernée souhaite exercer ces droits ou adresser toute question relative à la protection de ses données, elle est priée d’envoyer un courriel à l’adresse suivante :
data@ndl.ch
Pour que l’Institut puisse exclure tout abus, l’identification de la personne concernée est nécessaire (notamment avec une copie de sa carte d’identité).
La personne concernée peut également contacter directement l’autorité de surveillance en Suisse, soit le PFPDT.
8. Dispositions relatives au RGPD
En principe, le RGPD ne s’applique pas à l’activité de l’Institut. Toutefois, si tel était exceptionnellement le cas pour certains traitements de données, le présent chapitre s’applique en outre exclusivement aux fins du RGPD et aux traitements de données qui y sont soumis :
• le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci (art. 6 al. 1 let. b RGPD) ;
• le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts légitimes de l’Institut ou de ceux d’un tiers, notamment pour la communication avec des tiers ou elle-même, pour l’exploitation des sites de l’Institut, pour l’amélioration des offres numériques de l’Institut et l’enregistrement pour certaines offres et prestations de service, à des fins de sécurité, pour le respect du droit suisse et des réglementations internes pour la gestion des risques ou entrepreneuriale, et à d’autres fins telles que l’enseignement et la formation, l’administration, la garantie de la qualité, l’organisation, la réalisation et le suivi d’événements, ainsi que pour la sauvegarde d’autres intérêts légitimes (art. 6 al. 1 let. f RGPD) ;
• la personne concernée a consenti explicitement au traitement, par exemple par une déclaration sur les sites de l’Institut (art. 6 al. 1 let. a et 9 al. 2 let. a RGPD).
L’Institut attire l’attention de la personne concernée sur le fait qu’il traite en principe les données de celle-ci aussi longtemps que les objectifs de traitement de l’Institut le permettent, que les délais de conservation légaux et les intérêts légitimes de l’Institut l’exigent, en particulier à des fins de documentation, ou si un stockage est techniquement nécessaire.
Si aucune obligation légale ou contractuelle ni aucune raison technique ne s’y opposent, l’Institut supprime ou anonymise en principe les données de la personne concernée à l’expiration de la durée de stockage ou de traitement dans le cadre de ses procédures habituelles et conformément à sa politique de conservation.
Si la personne concernée ne fournit pas certaines données personnelles, il peut être impossible de fournir les prestations de service correspondantes ou de conclure un contrat. En règle générale, l’Institut indique les cas où les données personnelles qu’il demande sont obligatoires.
Si la personne concernée n’est pas d’accord avec la manière dont l’Institut traite ses droits ou la protection des données, elle est priée de lui faire savoir (cf. les coordonnées qui figurent au point 7).
Si la personne concernée se trouve dans l’EEE, elle a en outre le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance de la protection des données de son pays. La personne concernée trouvera une liste des autorités de l’EEE sous https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_fr.
9. Modification de la déclaration de protection des données
La présente déclaration de protection des données n’établit pas de lien contractuel. L’Institut pout donc l’adapter à tout moment. La version publiée sur ses sites internet est celle qui est en vigueur.
